5S ir vienkāršs un efektīvs rīks, ko izmanto, lai uzlabotu darba vidi un procesa efektivitāti, koncentrējoties uz darba vietas un procesu organizāciju un standartizāciju. Šīs metodes izcelsme atrodas Japānas Toyota ražošanas filozofijā (TPS Toyota Production System), kas izstrādāta, lai veicinātu darba vietas kārtību, drošību un produktivitāti. Šo rīku izstrādāja Taiichi Ohno un viņa komanda Toyota Motor Corporation. TPS ir ražošanas filozofija, kas koncentrējas uz efektivitāti, kvalitāti un zudumu (waste) samazināšanu. 5S rīks ir kļuvis par vienu no pielietotākajiem rīkiem ne tikai Latvijā, bet visā pasaulē, palīdzot uzturēt darba vietas kārtību un organizētību.
5S Metodes ieguvumi
Augstāka drošība: sakārtota un tīra darba vieta samazina darba drošības risku un uzlabo darba vidi.
Augstāka kvalitāte: regulāra tīrīšana un standartizēšana veicina kvalitatīvāku darba rezultātu un mazāk defektu – gan iekārtām gan produktam, gan pakalpojumam.
Augstāka efektivitāte: sakārtota darba vieta ļauj ātrāk atrast nepieciešamās lietas un samazina laiku, kas pavadīts meklējot vai novēršot problēmas. Identificējot un minimizējot vai likvidējot nevajadzīgas lietas un soļus. 5S palīdz uzlabot darba plūsmu.
5S metode balstās uz pieciem galvenajiem soļiem, kur katrs sākas ar burtu "S", un tie ir:
1S: Seiri – Sašķirot: Identificēt un sašķirot nepieciešamās (vajadzīgās) lietas no nevajadzīgām. Šis solis ietver vispārēju pārbaudi un tīrīšanu, lai saglabātu tikai nepieciešamos priekšmetus, materiālus, kas ir svarīgi konkrētajam darba procesam.
2S: Seiton – Sakārtot: Sakārtot nepieciešamās lietas tā, lai tās būtu viegli pieejamas un izmantojamas. Izveidot loģisku un efektīvu darba vietas iekārtojumu.
3S: Seiso – Satīrīt/spodrināt: Uzturēt darba vietu tīru un sakārtotu. Ne tikai tīrīšana, bet arī problēmu atklāšana un novēršana, kas var ietekmēt efektivitāti.
4S: Seiketsu – Standartizēt: Izveidot un ieviest standartus un procedūras, lai nodrošinātu, ka pirmie trīs soļi tiek ievēroti konsekventi. Šis solis ietver procedūru dokumentēšanu un apmācību.
5S: Shitsuke – Saglabāt: Veidot disciplīnu un rutīnu, lai nodrošinātu, ka standarti tiek ievēroti ilgtermiņā. Tas ietver regulāru uzraudzību un darbinieku apmācību, lai saglabātu ieviešanas kvalitāti. Nepārtraukti pilnveidot un sekot līdzi standartiem.
Mūsdienās uzņēmumos 5S metodei tiek pievienots vēl viens solis, 6S jeb "samazināt drošības riskus/strādā droši". Šis solis tiek pievienots kā sestais elements, lai uzsvērtu drošības nozīmi darba vidē. Šis solis ir svarīgs, jo tas palīdz sekojošos aspektos: Uzlabo darba drošību; palīdz atklāt un novērst drošības riskus; veicina drošības kultūru.
Bet….
Lai šī metode tiktu ieviesta un uzturēta ilgtermiņā ir būtiski vēl citi papildus soļi, kas ir balstīti uz manu pieredzi un uz uzņēmumos pieredzēto:
7S: Drošība un aizsardzība. Šis solis fokusējas uz materiālu, informācijas un aprīkojuma drošību. Tas ietver piekļuves kontroles, aizsardzības pret zādzībām un konfidencialitātes nodrošināšanu. Šis solis ir īpaši būtisks un svarīgs mūsdienās, kad viens no izplatītākajiem uzbrukumiem pasaulē ir kiberuzbrukums.
8S: Apmierinātība. Šis solis uzsver darbinieku un klientu apmierinātību. Tas ietver regulāru atsauksmju iegūšanu un analizēšanu, lai uzlabotu darba apstākļus un klientu pieredzi. Te ir svarīgi iegūt atsauksmes ne tikai no uzņēmuma ārējiem klientiem vai patērētājiem, bet arī no iekšējiem klientiem. Ceha darbinieka klients ir nākamais ceha darbinieks pēc procesa un darbību secības. Tas nozīmē, ka jānodrošina, ka darba vieta un tās organizācija ne tikai atbilst 5S standartiem, bet arī apmierina darbinieku vajadzības. Šis solis ir ļoti būtisks ! Diemžēl pieredze rāda, ka ļoti reti tiek skatīti iekšējie klienti un to apmierinātība un vajadzības.
9S: Pašdisciplīna. Šis solis uzsver individuālo atbildību un paškontroli, lai nodrošinātu, ka visi darbinieki ievēro 5S principus un standartus. Tas ietver apmācību un motivāciju, lai darbinieki paši ievērotu noteikumus un uzturētu labo kārtību. Šim solim parasti netiek pievērsta pienācīga uzmanība. Šis ir būtisks solis, lai 5S metode būtu “dzīva” ikdienā.
10S: Prasmju Attīstība. Šis solis koncentrējas uz darbinieku prasmju uzlabošanu, nodrošinot nepieciešamo apmācību un attīstības iespējas, lai viņi spētu efektīvi ievērot 5S principus un veiktu savus uzdevumus. Mums vajag gudrus darbiniekus.
11S: Laiks. Šis solis strādā uz darba ātruma uzlabošanu, optimizējot procesus, lai paātrinātu darba izpildes laiku. Tas ietver laika taupīšanas paņēmienus un procesu optimizāciju, lai samazinātu laiku, kas nepieciešams uzdevumu veikšanai(Takts laiks, Cikla laiks), vienlaikus saglabājot kvalitāti. Kvalitātei ir jābūt balstītai uz klientu prasībām ! Nepieņemiet lēmumus savu klientu vietā !
12S: Vienkāršība. Šis solis uzsver procesu un darba vietas organizācijas vienkāršošanu. Tas ietver sarežģītu darbību vai instrumentu samazināšanu, lai padarītu darbības skaidrākas un vieglāk uztveramas. Vienkāršas un skaidras instrukcijas, procedūras, instrumenti var palīdzēt novērst kļūdas un uzlabot efektivitāti.
13S: Sadarbība. Šis solis ir par komandu sadarbību. Tas ietver dažādu nodaļu un komandu darba harmonizēšanu, lai nodrošinātu, ka visi strādā kopā, lai sasniegtu kopīgus mērķus. Sadarbības veicināšana palīdz uzlabot komunikāciju un uzdevumu koordināciju, kas palielina efektivitāti un veiktspēju kopumā.
14S: Standartizācija 2. Teiksiet, ka šis solis jau ir pamata 5S. Jā, toties šis solis ietver padziļinātu un uzlabotu standartizācijas pieeju, kas ietver jaunākos tehnoloģiskos risinājumus un metodoloģijas, kā arī digitālos rīkus, lai uzlabotu procesu efektivitāti un precizitāti. Kā arī uzlabotu kvalitāti gan produktiem, gan pakalpojumiem.
15S: Ilgtspēja. Šis solis koncentrējas uz ilgtspējīgu praksi, vides aizsardzību un resursu efektīvu izmantošanu.
16S: Sociālā atbildība. Šajā solī fokusējas uz uzņēmuma sociālo atbildību, darbinieku labklājību.
Vai ir vēl kādi soļi? Iespējams katrs var pievienot papildus soļus balstoties uz savu pieredzi un veiksmes stāstiem.
Iespējams veiksmes stāstiem no citiem uzņēmumiem, citiem ekspertiem Latvijā un pasaulē.
Kā ieviest:
1. 5S metodei ir jābūt daļai no uzņēmuma stratēģijas un biznesa efektivitātes plāna. Tam ir jābūt arī vadības prioritātei, jo svarīgs ir vadības atbalsts gan ieviešot, gan arī pēc tam uzturot šīs metodes pielietošanu uzņēmumā.
2. Skaidri mērķi. Ieguvumi no darba vietas iekārtošanas ir jānosaka iepriekš, nosakot mērķi.
3. Darbinieku apmācības: organizējiet apmācības darbiniekiem par 5S principiem un ieguvumiem. Pārliecinieties, ka darbinieki saprot, kā 5S palīdzēs uzlabot viņu darba vidi un veiktspēju.
4. Sagatavojiet plānu: izstrādājiet detalizētu plānu, kā katrs no 5S soļiem tiks ieviests(ko, kad, kā, kas, kur). Plānā jāiekļauj laika grafiki un atbildīgie darbinieki.
5. Iesaistiet darbiniekus: iesaistiet darbiniekus katra soļa ieviešanā un nodrošiniet, ka viņi saprot papildu soļu nozīmi un to ietekmi uz viņu darbu.
6. Sākumā koncentrējieties uz vienu zonu. Vispirms 5S ieviešam nelielā zonā ejot soli pa solim un dziļumā un tikai pēc tam ieviest to visās citās zonās ņemot vērā iegūtās mācības un atbalstu no darbiniekiem, kuru zonās tas ieviests.
7. Ieviesiet mērījumus un atgriezenisko saiti: izveidojiet mērījumus un rādītājus, lai sekotu līdzi uzlabojumiem un identificētu problēmas. Svarīgi veikt 5S auditus regulāri un sekot līdzi saglabāšanai, pretējā gadījumā pēc laika varam atgriezties turpat kur sākām.
8. Uzlabojumi: uzlabojiet standartus nepārtraukti balstoties uz izmaiņām klientu prasībās, produktu un pakalpojumu izmaiņās vai jaunu produktu, pakalpojumu ieviešanā. Kā arī saistībā ar izmainām tehnoloģijās. Pielāgojiet papildus soļus atbilstoši organizācijas specifiskām vajadzībām un izaicinājumiem, lai nodrošinātu to maksimālu efektivitāti. Šajā solī ļoti labi palīdz gan iemeslu atrašanas metodes pēc LEAN(5 Kāpēc?) un Kaizen.
Kā motivēt darbiniekus uzturēt un veikt uzlabojumus:
1. Atzīstiet sasniegumus: atzīstiet un apbalvojiet darbiniekus par veiksmīgu 5S ieviešanu un uzturēšanu.
2. Regulāra atgriezeniskā saite: sniedziet regulāru atgriezenisko saiti un uzlabojiet procesus, balstoties uz darbinieku komentāriem un ierosinājumiem.
3. Iesaistiet darbiniekus uzlabojumos: piedāvājiet iespējas darbiniekiem piedalīties uzlabojumu procesos, lai viņi justos iesaistīti un atbildīgi par sevis paveikto.
Lielākie maldi par 5S metodi, kas sastapti dažādos uzņēmumos Latvijā:
1. 5S ir tikai "skaistumkonkurss". Daži uzskata, ka 5S ir tikai tīrības un kārtības uzlabošana, nevis efektivitātes uzlabošanas rīks. Patiesībā, 5S ir par darba procesa organizāciju un funkcionālu darba vietu, kas var uzlabot efektivitāti un samazināt zudumus.
2. Nepareizs uzsvars uz vizualizāciju. Ja uzsvars tiek likts tikai uz vizuālajiem aspektiem (piemēram, lentām, zīmēm, tīrību, utt.) un tiek ignorēta procedūru standartizācija un uzturēšana, 5S var kļūt par "skaistumkonkursu", nevis reālu efektivitātes uzlabošanas rīku.
3. Īstermiņa iniciatīva. Daži uzskata, ka 5S ir īstermiņa iniciatīva. Taču, lai iegūtu ilgtermiņa ieguvumus, nepieciešama pastāvīga uzturēšana un uzlabojumi.
Kā izvairīties no maldiem:
1. Apmāciet(izpratne) darbiniekus par 5S +papildus soļu patieso mērķi.
2. Koncentrējieties uz visiem 5S + papildus soļiem.
3. Veidojiet kultūru balstītu uz 5S + papildus soļiem
Tuvākie kursi pie trenera:
