Baiba Drēgere - Vaivode | KIC biznesa trenere, LEAN eksperte, Rimi Baltic Group operacionālās izcilības vadītāja
Cik daudz laika jūs veltāt ilgtermiņa uzlabojumiem? Vai tās ir vismaz 4 stundas nedēļā, kā iesaka eksperti? Varbūt jums tam nepietiek laika? Rakstā apskatīsim problēmu risināšanu, veidojot ilgtermiņa uzlabojumus un kā šāda pieeja palīdz gan taupīt vadītāja laiku, gan uzlabot komandas efektivitāti.
Izaicinājumi un problēmas ir neatņemama mūsu ikdienas sastāvdaļa. Veids, kā mēs risinām savus un savas komandas izaicinājumus atspoguļo, cik efektīvi strādājam. Efektīvs darbs ir būtisks ilgtermiņa panākumiem, lai resursi tiktu izmantoti gudri un tieši tur, kur visvairāk nepieciešams.
Problēmas mēs varam risināt dažādos veidos, tomēr kopumā process ir līdzīgs: problēmas apzināšanās, izpēte, cēloņu meklēšana un risinājumi: korektīvās un preventīvās darbības. Svarīgi problēmā iedziļināties, lai izprastu tās būtību, atrastu cēloņus un problēmas sakni. Atrisinot problēmu tās saknē, ir daudz mazāka iespējamība, ka problēma tieši tādā pašā veidā atkārtosies atkal.
Algoritms ir viens, bet atšķiras tā pielietojums, veidojot 2 dažādas kultūras: ugunsgrēku dzēšanu un problēmu risināšanu.
Ugunsgrēku dzēšanas kultūrai raksturīgi izlaist dažus no problēmu risināšanas posmiem. Pamanot problēmu, visbiežāk komanda ķeras uzreiz pie risinājumu meklēšanas, lai “nokoptu problēmu”, “nodzēstu ugunsgrēku”, “tiktu galā”. Trūkst problēmas izpētes, netiek atrasti pamatcēloņi, parasti ir liels spiediens un laika trūkums. Rezultātā tiek ieviestas tikai korektīvas darbības bez prevencijas un problēmas bieži atkārtojas tieši tādā pašā veidā.
Problēmu risināšanas kultūrai turpretī raksturīga problēmu prioritizācija un svarīgāko problēmu izpēte, izmantojot gan datos balstītus lēmumus, gan dažādas Lean un problēmu risināšanas metodes. Tiek atrasti cēloņi un veiktas gan korektīvās, gan preventīvās darbības. Risināšana prasa lielāku iedziļināšanos, bet problēmas mazāk atkārtojas, nerodas tik daudz laika un citu resursu zudumu, uzlabojas klientu un darbinieku apmierinātība, jo nav jācīnās ar vienām un tām pašām problēmām atkal un atkal.
Kā atpazīt, ka jūsu komanda ir iesprūdusi “ugunsgrēku dzēšanā”?
1. Problēmas atkārtojas
Vienas un tās pašas problēmas atkārtojas, neskatoties uz atkārtotiem centieniem tās atrisināt. Ieviestie risinājumi ir pagaidu, tikai korektīvās darbības, kas novērš problēmas sekas, bet nerisina cēloņus. Piemēram, komanda pastāvīgi kavē projektu termiņus, tiek pieļautas vienas un tās pašas kļūdas u.c.
2. Augsts stresa līmenis, pastāv izdegšanas risks
Darbinieki un vadītājs bieži ir stresā, strādā virsstundas, trūkst laika būtisku pienākumu pildīšanai. Piemēram, vadītājam nav laika strādāt ar komandu, uzlabot darbinieku prasmes vai strādāt pie procesu pilnveides. Darbinieki pastāvīgi strādā pēc darba laika, lai risinātu steidzamus uzdevumus, un nav apmierināti ar savu darbu.
3. Vadītājs ir galvenais ugunsdzēsējs
Vadītājs ir tas, kurš nemitīgi skrien no vienas problēmas pie otras, ar kādu kaut ko sarunājot vai nokārtojot, darbinieki eskalē lielāko daļu problēmu vadītājam, jo vai nu trūkst prasmju pašiem risināt vai tā ir vispārpieņemta prakse atbildību novirzīt vadītājam.
4. Trūkst laika ilgtermiņa uzlabojumiem
Komanda darbojas reaktīvā režīmā un lielāko daļu laika pavada, risinot tūlītējas krīzes, un tai ir maz laika proaktīvai uzlabošanai. Ņemot vērā, ka dabīgi mums rodas arvien jaunas un jaunas problēmas un izaicinājumi, neatrisinātās problēmas, kas atkārtojas, padara To-Do listi arvien garāku un garāku.
Kā pāriet no ugunsgrēku dzēšanas uz strukturētu problēmu risināšanu?
• Apstāties un padomāt. Pirms sākt risināt, vispirms uzdot jautājumus: vai šī ir prioritāte, kam šobrīd jāpievērš uzmanība? Kāda problēma slēpjas aiz šīs situācijas?
• Meklēt cēloņus. Veikt kaut nelielu izpēti pirms ķerties pie risinājumiem. Ja problēma ir parādījusies atkārtoti un tā ir pietiekami būtiska, veikt cēloņu analīzi. Jautāt dažādus atvērtos jautājumus: kas problēmu radīja/saasināja? kādi ir iespējamie cēloņi? kāpēc problēma aktualizējās tieši šādā veidā? kādas ir šīs problēmas sekas? cik mums izmaksā šī problēma? u.c.
• Ieviest ilgtermiņa risinājumus. Ilgtermiņa risinājumi, kas palīdz risināt cēloni pēc būtības – preventīvas darbības un uzlabojumi, kas novērš problēmas atkārtošanos. Pat ja problēmai steidzami nepieciešama ātra seku likvidācija, atgriezties pie cēloņu meklēšanas un ieviest arī preventīvās darbības.
• Attīstīt darbinieku problēmu risināšanas prasmes. Lai veicinātu iesaisti un izmantotu pilnvērtīgi darbinieku potenciālu, katram jāprot risināt izaicinājumus un problēmas savos procesos savas atbildības robežās. Prasmju pilnveide ļauj vadītājam fokusēties uz svarīgākajām problēmām.
Atpazīstot ugunsgrēku dzēšanas pazīmes un strādājot pie to novēršanas, jūs varat palīdzēt komandai pāriet no reaktīva režīma uz proaktīvāku un efektīvāku pieeju, veicinot ilgtspējīgus panākumus, veselīgāku un produktīvāku darba vidi.
Mācības vadītājiem, kas palīdz ieviest sistēmas:
Tuvākās mācības ar treneri:
